Word上級者が教える差し込み印刷手順と覚えておきたい応用術

スポンサードリンク
word 差し込み 印刷 ワード
「エクセルの住所録を使って楽にはがきに宛名を印刷したい!」
「差込データを数字から漢字にしたいんだけど…」
「差し込み項目が表示されなくて困った!」

例えばはがきのあて名を印刷する時に一つ一つ手で直すととても時間が掛かりますよね。

そんな時にWordで便利な機能が「差し込み印刷」。
一度設定すれば後は簡単に、たくさんのあて名を続けて印刷できるようになります。

でもいざとなるとどうやっていいか分からない…。

ここではそんな時のために差し込み印刷の設定の仕方を、応用テクニックやトラブル解決も含めて解説しています。
この記事を読んで、もっと便利にワードを使いこなしましょう!

1.差し込み印刷の基本手順

まずは始めに差し込み印刷とはなにか?と、差し込み印刷の基本手順を見てみます。

1-1.差し込み印刷とは?

まずは差し込み印刷とはなにか?です。差し込み印刷とは、「エクセルなどで作成したリストを使用して、その順番に名前や住所などを自動で差し込み印刷できる機能」のことをいいます。

word 差し込み 印刷

このように作ったリストから、名前をはがきや案内文に差し込んで印刷ができます。

word 差し込み 印刷

つまり、いちいち手入力する必要がなくなるということで、とても便利な機能になります。

1-2.差し込み印刷の基本手順

次に差し込み印刷の基本手順を見てみましょう。
ここでは挨拶文に氏名を「様」付きで差し込んでみます。

(1)エクセルでリストを作成する
word 差し込み 印刷

(2)「差し込み文書」タブにある「宛先の選択」をクリックし、「既存のリストを使用」を選択する
word 差し込み 印刷

(3)「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、「氏名」を選択する
word 差し込み 印刷

(4)《氏名》の後ろにスペースと「様」を入力する
word 差し込み 印刷

(5)「結果のプレビュー」をクリックし、◀▶等でリストの通り表示されるかを確認する
word 差し込み 印刷

(6)「完了と差し込み」をクリックし、「文書の印刷」を選択する
word 差し込み 印刷

(7)「すべて」を選択してOKを押し、いつも通り印刷をすれば完了
word 差し込み 印刷

これでリストの人数分、名前が差し変わって印刷が出てきます。
なお、「結果のプレビュー」を解除するにはもう一度クリックすればOKです。

2.もっと詳しくなれる!差し込み印刷の応用テクニック

次に差し込み印刷にもっと詳しくなれる応用テクニックを2つ紹介します。

2-1.数字を漢字にする!

まずは数字を漢字にするテクニックです。

word 差し込み 印刷

例えばこのように、はがきへの住所の印刷で縦書きになった数字を漢数字に変換したい時に使います。
では見てみましょう。

(1)編集したい所で右クリックし、「フィールドの編集」をクリックする
word 差し込み 印刷

(2)「数字を漢数字に変換する」にチェックを入れる
word 差し込み 印刷

(3)完了
word 差し込み 印刷

これで簡単に数字を漢数字に変えることができます。

2-2.csvファイルをデータファイルに使う方法

次にcsvファイルをデータファイルとして使う方法です。
ここでは「はがき宛名面印刷ウィザード」を使ってcsvファイルのリストを使ってみます。

(1)「差し込み文書」タブにある「はがき印刷」をクリックし、「宛名面の印刷」を選択する
word 差し込み 印刷

(2)「はがき宛名面印刷ウィザード」を進めていく

(3)「差し込み印刷を指定します」の所で、「既存の住所ファイル」を選択し、「参照」をクリックする
word 差し込み 印刷

(4)ウィンドウ右下赤枠の所を「すべてのファイル」にした後、csvファイルを選択する
word 差し込み 印刷

(5)完了
word 差し込み 印刷

ファイル選択で、「ファイルの種類」を「すべてのファイル」にするところがポイントですね。

3.困ったを解決!差し込み印刷トラブルの解決方法

最後に差し込み印刷のトラブル解決法を2つ紹介します。

3-1.差し込み項目が表示されないときは?

まずは差し込み印刷が表示されないトラブルについてです。
せっかく「はがき宛名面印刷ウィザード」を使って宛名面を作成したのに住所がちゃんと表示されない場合があります。

【元のリスト】
word 差し込み 印刷

【差し込み印刷設定したはがきの宛名面】
word 差し込み 印刷

確かに「住所2」が表示されていません。
この原因と対処法を見てみましょう。

(1)「結果のプレビュー」をクリックして解除し、表示されていないフィールドを確認する
word 差し込み 印刷

(2)「フィールドの対応」をクリックする
word 差し込み 印刷

(3)表示されていなかった「住所2」をクリックし、「番地等」を選択する
word 差し込み 印刷

(4)「住所2」の位置を調整する
word 差し込み 印刷

(5)完了
word 差し込み 印刷

これで表示がされるようになりました。
表示されていないフィールドをもとのリストと繋げるイメージですね。

3-2.差し込み位置を変えたい時は?

次に差し込み位置を変えたい時にどうするか?です。

word 差し込み 印刷

例えば相手の名前を一段下げて、一番上に日付を入れたい場合にどうするかということですね。
やってみましょう。

(1)位置を変えたい部分を選択し、その上で右クリックして「切り取り」を選択する
word 差し込み 印刷

(2)1行段を下げて一番上の行に年月日を入れる
word 差し込み 印刷

(3)2行目に切り取ったものをコピーする
word 差し込み 印刷

(4)完了
word 差し込み 印刷

このように、一度切り取って貼り直せば簡単に位置を変更することができます。
試して見てください。

4.まとめ

以上Wordの差し込み印刷について、差し込み印刷とは?から始まり基本手順や応用テクニック、そしてトラブル解決の方法まで解説しました。

差し込み印刷ができるようになると手入力の手間が減って断然楽になります。
ですからこのテクニックは必ずマスターして、他の人に差を付けてしましましょう!!

コメント